Bán hàng ngay tại Việt Nam cho đối tác nước ngoài, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng về thủ tục
Không ít doanh nghiệp trong khu công nghiệp lúng túng ngay lần đầu làm xuất nhập khẩu tại chỗ. Hàng chưa rời khỏi Việt Nam. Nhưng hợp đồng lại ký với đối tác nước ngoài. Nhiều người tự hỏi: vậy đây có tính là xuất khẩu không, cần khai báo ra sao?
Chúng tôi từng ngồi lại với chủ một xưởng cơ khí trong khu công nghiệp, gặp đúng tình huống này. Anh ký hợp đồng bán linh kiện cho đối tác Nhật. Đối tác lại chỉ định giao thẳng cho một doanh nghiệp chế xuất ngay trong khu. Hàng không qua biên giới nào cả. Anh không biết nên khai loại hình gì với hải quan, cũng ngại hỏi vì sợ bị coi là thiếu kinh nghiệm.
Đây là chuyện thường gặp, không phải cá biệt. Không hiểu đúng quy trình, doanh nghiệp dễ khai sai loại hình. Hải quan có thể yêu cầu giải trình. Thậm chí bị xử phạt, nếu kê khai không đúng bản chất giao dịch. Có doanh nghiệp còn bị truy thu thuế, dù bản chất giao dịch hoàn toàn hợp lệ. Chỉ vì hồ sơ ghi sai loại hình ngay từ đầu.
Ngược lại, nắm rõ thủ tục này giúp doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu. Hồ sơ hợp lệ, thời hạn khai báo đúng, tránh mất công giải trình về sau. Chúng tôi chia sẻ trong bài này những gì đội ngũ đã đúc kết được. Đó là kinh nghiệm thực tế, khi đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong khu công nghiệp.
Xuất nhập khẩu tại chỗ là gì và khi nào áp dụng
Bản chất của giao dịch tại chỗ
Nói ngắn gọn, xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức doanh nghiệp trong nước bán hàng cho đối tác nước ngoài. Nhưng hàng không rời khỏi Việt Nam. Đối tác nước ngoài chỉ định một đơn vị khác, cũng đang hoạt động tại Việt Nam, nhận hàng thay họ.
Nói dễ hiểu hơn: bên mua ở nước ngoài, nhưng người nhận hàng thật sự lại ở ngay trong nước. Về giấy tờ, đây vẫn được tính là một giao dịch xuất khẩu và nhập khẩu song song. Chỉ khác là hàng hóa không cần vận chuyển qua cửa khẩu.
Trường hợp thường gặp trong khu công nghiệp
Hình thức này gặp nhiều nhất ở các khu công nghiệp có doanh nghiệp chế xuất. Doanh nghiệp chế xuất tuy đặt trụ sở tại Việt Nam, nhưng được xem như nằm trong khu phi thuế quan. Ví dụ, một doanh nghiệp nội địa bán nguyên liệu cho khách nước ngoài. Khách đó chỉ định giao hàng cho doanh nghiệp chế xuất ngay trong khu công nghiệp để gia công tiếp. Đó chính là một ca xuất nhập khẩu tại chỗ điển hình.
Ngoài linh kiện, nguyên liệu, chúng tôi còn gặp nhiều trường hợp tương tự. Đó là hàng nội thất, thiết bị văn phòng, vật tư xây dựng. Bất kỳ ngành nào có đối tác nước ngoài chỉ định giao hàng trong nước, đều có thể rơi vào diện này. Điểm chung là: người mua ở nước ngoài, người nhận hàng ở Việt Nam. Hai bên này không phải cùng một doanh nghiệp.
Chúng tôi từng tư vấn cho một doanh nghiệp chuyên nhập khẩu nội thất cho công trình trong khu công nghiệp. Không ít lô hàng nội thất, thiết bị văn phòng cũng phát sinh giao dịch tại chỗ tương tự. Bên đặt hàng ở nước ngoài, nhưng công trình thi công lại nằm ngay trong khu. Nắm được bản chất giao dịch giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa nhập khẩu thông thường và nhập khẩu tại chỗ. Hai loại hình này có hồ sơ khai báo khác nhau. Nếu nhầm lẫn, doanh nghiệp sẽ phải làm lại từ đầu.
Hồ sơ và các bước khai báo doanh nghiệp cần chuẩn bị
Khi thực sự bắt tay vào làm hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thể hiện đúng bản chất giao dịch. Thiếu một trong số này, hồ sơ dễ bị hải quan trả lại, mất thêm thời gian bổ sung.
Giấy tờ không thể thiếu
Bốn loại giấy tờ dưới đây là phần bắt buộc, dù giao dịch lớn hay nhỏ:
- Hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài, ghi rõ điều khoản giao hàng tại Việt Nam.
- Hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, thể hiện rõ đây là giao dịch xuất nhập khẩu tại chỗ.
- Tờ khai hải quan điện tử, khai đúng loại hình theo hướng dẫn của cơ quan hải quan quản lý.
- Chứng từ giao nhận hàng hóa giữa hai doanh nghiệp trong nước, tức bên bán và bên nhận hộ.
Chúng tôi thường khuyên khách hàng chuẩn bị đủ bốn loại giấy tờ này trước. Rồi mới tiến hành khai báo với hải quan. Thiếu một loại thôi, hồ sơ cũng có thể bị trả về để bổ sung.
Khai đúng loại hình và đúng thời hạn
Ở bước khai báo, doanh nghiệp cần khai đúng loại hình ngay từ đầu. Nói dễ hiểu hơn, loại hình tờ khai giống như một mã phân loại. Nó giúp hải quan biết đây là giao dịch tại chỗ, không phải xuất khẩu thông thường. Khai sai loại hình, hồ sơ bị treo. Doanh nghiệp mất thêm thời gian sửa tờ khai.
Thời hạn khai báo cũng là điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót. Theo quy định hiện hành, việc khai báo phải hoàn tất trong một khoảng thời gian nhất định. Thời gian này được tính từ khi hai bên hoàn tất giao nhận hàng. Chúng tôi khuyên doanh nghiệp nên làm tờ khai ngay khi giao hàng xong. Đừng để dồn đến cuối tháng mới xử lý.
Vì sao thời hạn lại quan trọng đến vậy? Khai báo trễ khiến hải quan dễ nghi ngờ tính minh bạch của giao dịch. Doanh nghiệp phải giải trình nhiều hơn. Đôi khi còn bị xem xét lại cả những lô hàng trước đó.
Lỗi thường gặp và mẹo tránh rắc rối
Một lỗi khác chúng tôi hay gặp: doanh nghiệp lấy mẫu hợp đồng xuất khẩu thông thường rồi chỉnh sửa qua loa. Hợp đồng thiếu điều khoản chỉ định giao hàng tại chỗ. Hải quan sẽ yêu cầu giải trình thêm. Tốt nhất, hợp đồng nên soạn riêng, có điều khoản rõ ràng ngay từ đầu.
Một lỗi phổ biến khác là hóa đơn ghi sai loại tiền tệ, hoặc thiếu chữ ký của người có thẩm quyền. Những chi tiết nhỏ này tưởng không quan trọng. Nhưng lại khiến hồ sơ bị trả về nhiều lần nhất.
Nhiều doanh nghiệp trong khu công nghiệp thường xuyên nhập máy móc, nguyên liệu từ Trung Quốc để phục vụ sản xuất. Việc quen với hồ sơ nhập khẩu cũng giúp ích không ít, khi làm tiếp thủ tục tại chỗ. Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp nước ngoài giúp doanh nghiệp soạn hợp đồng chặt chẽ hơn. Nếu bạn đang tìm nguồn cung, có thể tham khảo thêm danh sách đơn vị nhập hàng Trung Quốc uy tín. Đây là danh sách chúng tôi từng tổng hợp. Hoặc xem thêm thông tin về nguồn hàng máy móc thiết bị công nghiệp, khi doanh nghiệp cần mở rộng sản xuất.
Một mẹo nhỏ đội ngũ hay khuyên khách hàng: nên lưu lại toàn bộ email trao đổi, phiếu giao nhận, biên bản bàn giao. Khi hải quan hỏi thêm, những giấy tờ phụ này giúp giải trình nhanh hơn. Chúng có giá trị hơn nhiều, so với chỉ có mỗi hợp đồng và hóa đơn.
Điều doanh nghiệp nên làm ngay từ giao dịch đầu tiên
Xuất nhập khẩu tại chỗ không phức tạp như nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ. Cái khó nằm ở chỗ ít người hiểu đúng bản chất giao dịch ngay từ đầu. Điều đó dẫn đến hồ sơ thiếu sót hoặc khai sai loại hình.
Nếu doanh nghiệp bạn sắp có giao dịch tương tự, chúng tôi khuyên nên chuẩn bị hợp đồng và hóa đơn đúng. Hãy làm việc này ngay từ lúc đàm phán, đừng đợi đến khi giao hàng mới làm giấy tờ. Bên cạnh hồ sơ hải quan, một kênh giới thiệu sản phẩm rõ ràng cũng giúp ích nhiều. Nó khiến việc làm việc với đối tác nước ngoài thuận lợi hơn. Đầu tư website bán hàng chuyên nghiệp ngay từ bây giờ là điều đáng cân nhắc. Làm đúng từ giao dịch đầu tiên, những lần sau sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.