Khi đơn hàng bàn ghế, tủ kệ bắt đầu vươn ra ngoài biên giới, chuyện logistics, vận chuyển và xuất nhập khẩu gần như chắc chắn sẽ đến với mọi xưởng nội thất trong khu công nghiệp. Chúng tôi đã đồng hành cùng không ít doanh nghiệp sản xuất ở đúng giai đoạn này. Câu hỏi họ đặt ra nhiều nhất thường xoay quanh một lựa chọn: tự đầu tư đội xe hay giao toàn bộ cho đơn vị chuyên nghiệp. Trong bài này, chúng tôi chia sẻ góc nhìn thực tế để bạn có cơ sở chọn mô hình phù hợp với quy mô nhà xưởng của mình.
Khi nào xưởng nội thất cần tính đến vận chuyển riêng
Không phải xưởng nào cũng cần đầu tư đội xe ngay từ đầu. Với đơn vị mới thành lập, thuê ngoài thường hợp lý hơn. Chi phí ban đầu thấp, bạn không phải lo bảo trì phương tiện và cũng chưa cần tuyển thêm tài xế.
Tuy vậy, khi đơn xuất khẩu tăng đều qua từng quý, khoản chi cho vận chuyển thuê ngoài cũng tăng theo. Có lúc mức tăng ấy vượt xa dự trù ban đầu của ban lãnh đạo. Chúng tôi từng làm việc với một xưởng sản xuất bàn ghế gỗ ở khu công nghiệp phía Bắc. Phí vận chuyển thuê ngoài chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong giá thành, khiến họ buộc phải điều chỉnh bảng giá bán. Ban lãnh đạo ngồi lại nhiều buổi để cân nhắc việc mua xe tải riêng. Quyết định không đơn giản, vì đầu tư xe tải kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh mà ban đầu ít ai tính tới, từ bảo hiểm, đăng kiểm đến lương tài xế trong những tháng ế hàng.
Một dấu hiệu dễ nhận ra là khi bộ phận kế toán bắt đầu phàn nàn về các khoản vận chuyển phát sinh ngoài dự toán mỗi tháng. Nếu chi phí cho từng lô xuất khẩu thay đổi thất thường tùy đơn vị được chọn, doanh nghiệp đang thiếu một chiến lược vận chuyển ổn định. Về lâu dài, điều này khiến việc báo giá cho khách quốc tế trở nên khó khăn.
Vị trí nhà xưởng cũng ảnh hưởng rõ đến bài toán này, dù nhiều người ít để ý. Xưởng gần cổng chính hoặc trục đường lớn thường thuận lợi hơn khi làm việc với đơn vị logistics bên ngoài. Xe container ra vào dễ dàng và thời gian trung chuyển ngắn hơn. Ngược lại, xưởng nằm sâu bên trong, đường nội bộ hẹp hoặc hay tắc vào giờ cao điểm có thể làm chi phí và thời gian giao hàng tăng đáng kể, dù quãng đường không xa.
Tự vận hành đội xe hay thuê ngoài đơn vị logistics
Tự vận hành đội xe nghe có vẻ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, nhưng đằng sau là một loạt chi phí không nhỏ. Ngoài tiền mua xe tải hoặc container, bạn còn phải tính đến bảo trì định kỳ, nhiên liệu, bãi đỗ và đội ngũ tài xế, điều phối viên có kinh nghiệm. Với xưởng quy mô vừa, khoản đầu tư này có thể mất vài năm mới hoàn vốn nếu tần suất giao hàng chưa đủ đều đặn.
Nhiều chủ xưởng nhận ra rằng muốn đội xe chạy hiệu quả thì phải đồng bộ với quy trình vận hành tự động hóa cho xưởng nội thất. Không thể mua xe rồi giao việc theo cảm tính. Lập lịch trình, theo dõi tình trạng xe và quản lý nhiên liệu đều cần một hệ thống rõ ràng. Làm thủ công trong thời gian dài gần như không bền vững.
Thuê ngoài đơn vị logistics chuyên nghiệp mang đến một câu chuyện khác. Doanh nghiệp không phải lo khấu hao tài sản, tuyển dụng hay đào tạo tài xế. Quan trọng hơn, bạn được hưởng mạng lưới vận chuyển và kinh nghiệm xử lý thủ tục sẵn có của đối tác. Với lô hàng cần khai báo hải quan, đơn vị có kinh nghiệm thường xử lý nhanh và ít sai sót hơn một đội nội bộ còn đang làm quen với giấy tờ.
Xét về vốn, tự vận hành đòi hỏi khoản tiền ban đầu lớn để mua phương tiện và xây bộ máy điều phối. Thuê ngoài hầu như không phát sinh chi phí tài sản cố định. Về tính linh hoạt, đội xe riêng phụ thuộc vào số xe và nhân sự hiện có nên khó mở rộng khi đơn hàng tăng đột ngột. Thuê ngoài dễ điều chỉnh quy mô theo mùa vụ hơn nhiều. Đổi lại, khi tự vận hành, doanh nghiệp chủ động kiểm soát lịch trình và cách xử lý hàng hóa hơn so với phụ thuộc cam kết của bên thuê ngoài.
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp nội thất trong khu công nghiệp chọn kết hợp cả hai mô hình theo mùa vụ. Vào cao điểm, họ vẫn dùng đội xe nội bộ cho các tuyến quen thuộc và thuê thêm đơn vị bên ngoài cho lô vượt công suất hoặc tuyến mới. Cách làm này giữ được sự chủ động mà không phải gánh khoản đầu tư dàn trải cho một đội xe chỉ chạy hết công suất vài tháng trong năm.
Nếu xưởng của bạn đang phân vân giữa hai hướng, hãy bắt đầu từ việc đếm đều số chuyến xe mỗi tháng trong sáu tháng gần nhất. Con số đó cho bạn thấy đội xe riêng có đủ việc để chạy hay không.
Tiêu chí chọn đối tác logistics và xuất nhập khẩu uy tín
Hàng nội thất có đặc thù mà không phải đơn vị vận chuyển nào cũng quen xử lý. Bàn ghế, tủ kệ hay sản phẩm gỗ ghép thường cồng kềnh, chiếm nhiều diện tích thùng xe. Chúng cũng dễ trầy xước hoặc nứt góc nếu đóng gói, xếp dỡ sai cách. Một đối tác từng làm nhiều với ngành nội thất sẽ hiểu cách gia cố góc cạnh và xếp hàng hợp lý để hạn chế va đập suốt hành trình.
Năng lực xử lý chứng từ và thủ tục hải quan cũng là yếu tố then chốt, nhất là khi doanh nghiệp mở rộng sang thị trường xuất khẩu mới. Chúng tôi từng tham khảo một bài đánh giá về đơn vị logistics chuyên tuyến hàng hóa quốc tế và nhận thấy các đối tác được đánh giá tốt thường giỏi tư vấn hồ sơ. Họ cũng chuẩn bị giấy tờ chính ngạch đầy đủ để hàng không bị ách tắc ở cửa khẩu.
Khi đánh giá một đối tác tiềm năng, bạn nên hỏi họ đã từng vận chuyển hàng nội thất, đồ gỗ hay hàng cồng kềnh tương tự chưa. Đội ngũ của họ có hiểu thủ tục chính ngạch không? Câu trả lời giúp giảm rủi ro khi xuất sang các thị trường khó tính.
Mạng lưới kho bãi và tuyến đường cũng cần phù hợp với thị trường bạn nhắm tới. Cuối cùng, chính sách bồi thường rõ ràng nếu hàng hư hỏng trong vận chuyển là điều không nên bỏ qua khi ký hợp đồng.
Với doanh nghiệp thường xuyên nhập phụ liệu hoặc phụ kiện từ nước ngoài, việc tham khảo thêm danh sách các công ty chuyên nhập hàng từ Trung Quốc sẽ giúp hình dung rõ hơn quy trình thông quan, chi phí và thời gian vận chuyển thực tế. Nhờ vậy, bạn có thể trao đổi với đối tác ngay từ đầu thay vì để vướng mắc phát sinh giữa chừng.
Vài bài học từ thực tế vận hành
Chúng tôi từng gặp một xưởng nội thất xuất khẩu sang Nhật Bản gặp sự cố ở khâu đóng gói. Lô tủ gỗ bị nứt góc vì đơn vị vận chuyển không quen xử lý hàng cồng kềnh. Khách hàng từ chối nhận một phần. Sau sự việc, doanh nghiệp chuyển sang đối tác có kinh nghiệm riêng với ngành gỗ, dù chi phí cao hơn khoảng mười lăm phần trăm. Bù lại, các lô sau gần như không còn hàng hư hỏng.
Một trường hợp khác là doanh nghiệp sản xuất ghế sofa xuất sang châu Âu. Ban đầu họ tự vận hành đội xe nội bộ. Khi đơn hàng tăng gấp đôi trong một năm, đội xe không theo kịp. Họ buộc phải thuê xe ngoài với giá cao hơn nhiều vì đặt gấp vào mùa cao điểm. Bài học rút ra là nên lập kế hoạch vận chuyển dựa trên dự báo tăng trưởng đơn hàng, thay vì chỉ tính theo năng lực hiện tại.
Kết luận
Không có mô hình vận chuyển nào đúng cho mọi doanh nghiệp nội thất trong khu công nghiệp. Quyết định tự vận hành hay thuê ngoài nên xuất phát từ quy mô đơn hàng thực tế, tốc độ tăng trưởng xuất khẩu và vị trí nhà xưởng. Một xưởng nhỏ mới bắt đầu xuất hàng chưa cần vội đầu tư đội xe riêng. Doanh nghiệp đã có đơn ổn định quanh năm thì có thể cân nhắc mô hình kết hợp để tối ưu chi phí.
Chúng tôi tin rằng đánh giá lại hiệu quả logistics định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về lâu dài. Đừng quyết định một lần rồi giữ nguyên nhiều năm. Nếu bạn đang phân vân, hãy trao đổi trực tiếp với vài đối tác tiềm năng để có góc nhìn thực tế nhất trước khi quyết định.