Chúng tôi gặp tình huống này khá thường xuyên. Công trình trễ tiến độ vì hàng nội thất chưa về kịp, hoặc vật tư đến nơi thì đã trầy xước sau khi bốc dỡ. Gần như lần nào, nguyên nhân cũng nằm ở khâu vận chuyển. Khi làm việc với xưởng sản xuất, nhà thầu thi công và đơn vị nhập khẩu vật tư, chúng tôi thấy điều này lặp lại đủ nhiều để rút ra vài nguyên tắc thực dụng. Bài viết này gom lại năm điều bạn nên nắm trước khi ký bất kỳ hợp đồng vận tải nào.
Vì sao doanh nghiệp nội thất và xây dựng hay vấp ở khâu vận chuyển
Hàng nội thất có hai đặc điểm khiến logistics khó hơn người ta tưởng. Đặc điểm đầu tiên là sự cồng kềnh. Một bộ tủ bếp hay một lô cửa gỗ chiếm khá nhiều diện tích thùng xe, nhưng lại không đủ nặng để tận dụng tải trọng. Vì vậy, chi phí tính theo khối thường cao hơn con số bạn dự kiến ban đầu. Nhiều người chỉ nhìn vào tổng trọng lượng rồi chọn xe, đến khi xe đầy mà hàng vẫn chưa hết thì mới nhận ra mình tính sai.
Đặc điểm thứ hai là sự dễ hỏng. Tình huống phổ biến nhất là hàng đã đến công trình nhưng chưa lắp được vì thiếu một phụ kiện nhỏ, hoặc bị va đập ngay lúc bốc xếp. Khi đó tiến độ phải chờ, và chi phí phát sinh thường lớn hơn nhiều so với tiền cước. Chúng tôi từng chứng kiến một đội thi công phải trả thêm tiền nhân công chờ việc gần hai ngày chỉ vì một lô bản lề giao thiếu. Số tiền đó đủ để trả cho một chuyến xe thứ hai.
Chi phí logistics cũng hay bị đánh giá thấp khi lập dự toán. Người ta thường chỉ tính giá chuyến xe, rồi quên phí bốc xếp, phí lưu bãi, phí chờ đợi và chi phí làm lại khi hàng bị hư. Đến cuối dự án, con số thực tế có khi lệch khá xa so với kế hoạch ban đầu.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, ba nhóm gặp vấn đề nhiều nhất là:
- Xưởng sản xuất có khối lượng hàng ra vào thất thường, khiến lịch xe không ổn định và phải thuê ngoài theo từng đợt.
- Nhà thầu phải đưa vật tư đến nhiều công trường cùng lúc, dễ rối khi điều phối và đổi lịch.
- Nhà nhập khẩu vật tư phải xử lý thủ tục hải quan trong khi lịch tàu không chờ ai.
Hiểu đúng từng loại hình vận tải để chọn đúng phương án
Mỗi phương thức vận tải có một thế mạnh riêng, và không có phương án nào tốt nhất cho mọi trường hợp. Đường bộ linh hoạt nhất vì đi được tận công trình, nhưng sẽ tốn kém khi quãng đường dài và khối lượng lớn. Đường thủy nội địa rẻ hơn cho hàng số lượng nhiều đi theo tuyến sông. Đổi lại, nó chậm hơn và phụ thuộc vào mực nước cùng lịch tàu. Đường biển phù hợp với hàng xuất nhập khẩu khối lượng lớn, nhưng thời gian dài hơn và thủ tục cũng nhiều hơn hẳn.
Khi lựa chọn, bạn nên nhìn vào ba tiêu chí: khối lượng, thời gian cần hàng đến nơi và mức độ nhạy cảm của hàng hóa. Một lô kính cường lực cần xe thùng kín và hành trình ít xóc. Ngược lại, một lô ván ép có thể chịu được quãng đường dài hơn mà rủi ro thấp hơn nhiều. Vì vậy, hãy bắt đầu từ đặc tính hàng rồi mới chọn phương tiện, đừng làm ngược lại.
Với xưởng nội thất có sản lượng đều đặn, đường bộ theo chuyến cố định thường là lựa chọn dễ lập lịch và dễ kiểm soát nhất. Còn với công trình lẻ tẻ hoặc cần giao gấp, đường bộ linh hoạt sẽ phù hợp hơn, dù chi phí có cao hơn một chút. Đường thủy chỉ nên cân nhắc khi tuyến có sông kết nối và hàng không quá gấp, vì bạn phải tính trước lịch tàu thật kỹ.
Đường thủy chậm và phụ thuộc điều kiện tự nhiên, nên đừng dùng cho hàng có deadline sát nút. Chúng tôi khuyên bạn hỏi nhà cung cấp về lịch chạy thực tế trong ba tháng gần nhất, thay vì chỉ tin vào lịch niêm yết trên giấy tờ.
Chọn đối tác vận tải bằng tiêu chí kiểm chứng được
Nhiều doanh nghiệp chọn nhà vận chuyển chỉ dựa vào báo giá thấp nhất. Cách làm này dễ kéo theo hàng hư hỏng và trễ lịch, và cuối cùng lại tốn kém hơn. Một đối tác đáng tin cần có giấy phép kinh doanh vận tải còn hiệu lực, phương tiện phù hợp với loại hàng của bạn như xe thùng kín hay xe có thiết bị nâng, và có bảo hiểm hàng hóa rõ ràng.
Bạn có thể kiểm tra bằng cách yêu cầu hợp đồng mẫu để đọc kỹ điều khoản bồi thường. Sau đó, hỏi tên vài công trình họ đã giao gần đây. Nếu có điều kiện, hãy ghé thăm bãi xe và quan sát cách họ bốc xếp. Điều đó cho bạn thấy nhiều hơn bất kỳ bản giới thiệu nào.
Năng lực thực tế chỉ lộ ra khi làm việc cùng nhau. Đừng ký hợp đồng lớn ngay với một nhà vận chuyển mới. Hãy thử vài chuyến nhỏ trước, rồi mới mở rộng khi thấy họ đúng hẹn và giữ hàng nguyên vẹn. Chúng tôi đã thấy nhiều đơn vị làm rất tốt ở chuyến đầu, nhưng xuống phong độ khi khối lượng tăng gấp đôi. Chỉ thử nghiệm thực tế mới phát hiện được điều này.
Quy trình xuất nhập khẩu với nội thất và vật liệu cần nắm gì
Với người chưa làm xuất nhập khẩu, thủ tục là phần dễ bị bỏ qua nhất. Bộ chứng từ cơ bản gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn. Chứng từ sai hoặc không khớp nhau là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ lại ở cửa khẩu. Việc gỡ lại thường mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ, và mỗi ngày giữ hàng đều có thể phát sinh phí lưu bãi.
Một điểm hay bị nhầm là mã HS và thuế suất. Mã HS là mã phân loại hàng hóa quốc tế, quyết định mức thuế và điều kiện nhập khẩu. Thuế suất thay đổi theo chính sách, vì vậy bạn nên tra cứu lại theo quy định hiện hành trước khi báo giá hay đặt hàng. Khi chưa chắc chắn, hãy đối chiếu trực tiếp với cơ quan hải quan.
Phần này chủ yếu liên quan đến xưởng xuất khẩu và nhà nhập khẩu thiết bị, vật tư. Nếu bạn chỉ mua hàng nội địa thì phần lớn có thể bỏ qua. Thủ tục cũng thay đổi theo thời gian, nên thông tin trong bài chỉ mang tính định hướng, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn trước khi làm việc với cơ quan chức năng. Nếu cần, bạn có thể tham khảo thêm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ cho doanh nghiệp trong khu công nghiệp để hiểu rõ hơn trường hợp hàng hóa luân chuyển trong khu.
So sánh chi phí và thời gian để ước lượng nhanh
Chi phí vận chuyển không chỉ là con số cước. Đường bộ chuyến lẻ cho công trình gấp thường đắt hơn tính trên mỗi khối, nhưng hàng về đích nhanh. Đường bộ theo hợp đồng định kỳ ổn định hơn về giá và lịch, dù vẫn phụ thuộc năng lực của đơn vị vận tải. Đường thủy nội địa rẻ khi khối lượng lớn, nhưng dễ trễ vì mực nước và lịch tàu thay đổi. Đường biển có đơn giá thấp với hàng lớn, song thời gian dài và rủi ro chứng từ luôn hiện diện.
Đừng so sánh các phương án chỉ bằng giá cước. Hãy tính tổng chi phí đến tay người nhận, hay còn gọi là landed cost. Con số này bao gồm cước, bảo hiểm, thuế, bốc xếp, lưu kho và chi phí xử lý hư hỏng. Một phương án rẻ hơn vài phần trăm nhưng hay trễ có thể đắt hơn nhiều, vì bạn sẽ phải trả tiền cho đội thi công ngồi chờ.
Kiểm soát rủi ro hàng hóa và tiến độ giao nhận
Hàng nội thất dễ trầy xước nhất ở khâu bốc xếp và trên đường xóc. Đóng gói kỹ bằng góc bảo vệ, màng chống va đập và thùng gỗ cho các chi tiết mỏng là cách rẻ nhất để giảm hư hỏng. Với hàng nhạy ẩm như ván gỗ, nên bổ sung túi hút ẩm bên trong thùng. Chi phí cho các vật tư đóng gói này thường nhỏ hơn nhiều so với một lô hàng phải làm lại.
Khi nhận hàng, hãy kiểm tra ngay tại chỗ. Nếu phát hiện hư hỏng, lập biên bản có chữ ký của tài xế. Để đến lúc đã xuống xe mới phát hiện thì gần như không thể đòi bồi thường. Đây là thói quen đơn giản nhưng nhiều đơn vị vẫn bỏ qua.
Dự phòng thời gian cũng quan trọng không kém. Mưa lớn, tắc đường giờ cao điểm hay trễ tàu đều có thể xảy ra. Chúng tôi thường khuyên cộng thêm một khoảng đệm cho tiến độ công trình. Không có phương án nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro, nên mục tiêu thực tế là giảm thiểu và có kế hoạch xử lý khi sự cố xảy ra.
Khi nào nên tự làm, khi nào nên thuê đơn vị chuyên nghiệp
Quyết định này phụ thuộc vào quy mô, tần suất và độ phức tạp của thủ tục. Nếu bạn vận chuyển vài chuyến mỗi tháng trong nước, tự quản lý với vài đối tác tin cậy có thể là đủ. Khi có xuất khẩu, nhiều mã hàng hay tiến độ dày đặc, thuê một đơn vị chuyên nghiệp thường tiết kiệm hơn về lâu dài.
Doanh nghiệp mới thường mắc lỗi chứng từ và chọn sai điều kiện giao hàng. Với trường hợp này, làm việc với đơn vị có kinh nghiệm sẽ giảm sai sót đáng kể. Nếu bạn cần góc nhìn tổng thể về giải pháp vận chuyển và xuất nhập khẩu, có thể tham khảo đơn vị hỗ trợ logistics chuyên nội thất, xây dựng trước khi quyết định. Bạn cũng nên xem các lưu ý khi vận chuyển hàng nội thất cồng kềnh trong khu công nghiệp nếu sản phẩm của bạn thuộc nhóm này.
Dù chọn cách nào, hãy để lại đủ thời gian để kiểm tra chứng từ và thử nghiệm đối tác. Chi phí cho sự chuẩn bị này thường nhỏ hơn rất nhiều so với một lần giao hàng thất bại.
Những sai lầm thường gặp khi lên kế hoạch logistics
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn giá cước và bỏ qua các khoản phát sinh. Bốc xếp, lưu bãi và phí chờ cộng lại có thể thành một khoản không nhỏ. Hãy yêu cầu báo giá trọn gói và hỏi rõ những gì chưa được tính.
Sai lầm thứ hai là không kiểm tra điều kiện giao hàng (Incoterms) trước khi ký. Điều kiện này quy định ai chịu chi phí và rủi ro ở từng giai đoạn. Nhiều tranh chấp bắt nguồn từ việc hai bên hiểu khác nhau về một điều khoản mà chưa bên nào đọc kỹ.
Sai lầm thứ ba là không có phương án dự phòng khi trễ tàu hoặc trễ xe. Nếu công trình phụ thuộc hoàn toàn vào một chuyến hàng, mỗi lần trễ đồng nghĩa đội thi công phải ngồi chờ. Hãy chuẩn bị ít nhất một nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển thay thế.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nội thất nhỏ có cần thuê đơn vị logistics riêng không?
Không nhất thiết. Nếu sản lượng thấp và tuyến đường đơn giản, bạn có thể làm việc trực tiếp với một hoặc hai nhà vận chuyển uy tín. Khi số chuyến tăng hoặc phát sinh xuất khẩu, một đơn vị logistics sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót chứng từ.
Thủ tục vận chuyển nội địa và xuất khẩu khác nhau thế nào?
Vận chuyển nội địa chủ yếu cần hợp đồng vận tải, hóa đơn và biên bản giao nhận. Xuất khẩu thêm nhiều lớp hơn: tờ khai hải quan, mã HS, chứng nhận xuất xứ khi cần và điều kiện giao hàng quốc tế. Thủ tục xuất khẩu cũng phụ thuộc chính sách hiện hành, nên hãy xác nhận lại với cơ quan hải quan.
Làm sao giảm chi phí vận chuyển vật liệu xây dựng đến công trình?
Có vài cách khá thực tế: gom đơn hàng để đi chung chuyến, lên lịch giao theo đợt thay vì lẻ tẻ, và chọn đúng loại xe theo khối lượng. Đàm phán hợp đồng định kỳ thường cho giá tốt hơn chuyến rời. Đừng quên tính phí bốc xếp và lưu bãi khi so sánh báo giá.
Hàng nội thất có cần bảo hiểm riêng khi vận chuyển không?
Nên có. Bảo hiểm hàng hóa bảo vệ bạn khi hư hỏng do tai nạn, va chạm hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Hãy đọc kỹ phạm vi bảo hiểm và các trường hợp loại trừ, vì không phải thiệt hại nào cũng được bồi thường. Với hàng giá trị cao hoặc dễ vỡ, chi phí bảo hiểm thường rất xứng đáng.
Tóm lại, bạn không cần là chuyên gia logistics mới quản lý tốt việc vận chuyển. Điều quan trọng là bắt đầu từ việc hiểu rõ hàng hóa và tiến độ công trình của mình. Nếu chỉ nhớ một điều, hãy tính tổng chi phí đến tay người nhận và chuẩn bị phương án dự phòng trước khi ký hợp đồng vận tải.