Chúng tôi từng gặp không ít chủ doanh nghiệp đầu tư nội thất văn phòng khá đẹp, rồi mới nghĩ đến việc gắn thêm thiết bị thông minh. Khi đó, họ phải đục tường, đi lại hệ thống điện và kéo lại dây mạng. Vì vậy, tích hợp AI không chỉ là chọn thiết bị. Đây là bài toán thiết kế, và cần được đặt ra ngay từ bản vẽ đầu tiên.
Văn phòng thông minh không chỉ là nội thất đẹp
Khi khảo sát các công trình, chúng tôi nhận thấy điểm khác biệt giữa một văn phòng đẹp và một văn phòng thông minh nằm ở lớp hạ tầng ẩn bên dưới bề mặt. Người dùng nhìn thấy sàn gỗ, vách kính hay đèn trần. Phần giúp hệ thống vận hành được lại nằm trong tường, trần và tủ kỹ thuật.
- Vận hành linh hoạt và tiết kiệm năng lượng: Hệ thống điều hòa thông minh có thể học lịch sử sử dụng từng phòng và điều chỉnh theo dự báo thời tiết. Ánh sáng cũng thay đổi theo mức độ ánh sáng tự nhiên và số người trong không gian. Các tính năng này cần cảm biến và bộ điều khiển đã được bố trí trong thiết kế. Nếu bổ sung sau khi hoàn thiện, chi phí sẽ tăng đáng kể.
- Hạ tầng số cho vận hành: Camera AI có thể vừa giám sát an ninh, vừa phân tích mật độ sử dụng không gian. Hệ thống đặt phòng họp có thể đồng bộ với lịch làm việc. Cửa ra vào cũng có thể kiểm soát theo ca. Tất cả đều cần đi dây mạng, bố trí điểm cấp nguồn và thiết kế kiến trúc mạng phù hợp, nên phải được xác định ngay khi lập mặt bằng.
Ba hạ tầng nên tính trước khi tích hợp AI
Theo kinh nghiệm của đội ngũ, có ba hạng mục rất dễ bị bỏ sót ở giai đoạn thiết kế. Nếu bỏ qua, chi phí sửa về sau thường lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm ban đầu.
Mạng, cảm biến và cấu trúc thiết bị IoT
Một văn phòng sẵn sàng cho AI cần hệ thống cáp có cấu trúc và dự phòng công suất cho các thiết bị sẽ lắp thêm sau này. Sóng Wi-Fi cần phủ toàn bộ diện tích, không để vùng chết ở góc khuất hay khu họp kín. Switch PoE phải đủ cổng cho camera và access point. Tủ kỹ thuật nên đặt ở vị trí thuận tiện để bảo trì mà không ảnh hưởng đến khu làm việc.
Chúng tôi thường khuyến nghị kiến trúc sư, kỹ sư điện, kỹ sư mạng và bộ phận IT phối hợp ngay từ đầu. Khi các bên làm việc riêng lẻ, rất dễ xảy ra tình trạng ống luồn dây đã kín nhưng lại thiếu một đường cáp quan trọng cho cảm biến trên trần.
Kịch bản sử dụng quyết định thiết bị
Trước khi chọn thiết bị, hãy xác định rõ kịch bản sử dụng của từng khu vực. Phòng họp cần video hội nghị có AI hay chỉ cần chia sẻ màn hình? Khu làm việc chung nên dùng cảm biến đếm người hay cảm biến độ ồn? Khu tiếp khách có cần liên kết với hệ thống lịch hẹn không? Khi trả lời được các câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ mua đúng thứ cần dùng, tránh tình trạng thừa thiết bị ở nơi này và thiếu ở nơi khác.
Nếu đang tìm hiểu cách chọn đơn vị triển khai, bạn có thể tham khảo công ty ứng dụng AI cùng những sai lầm thường gặp khi đầu tư AI cho văn phòng. Thông tin chung về các giải pháp còn có thể xem tại trang chủ.
Thu thập dữ liệu vận hành ngay từ đầu
AI chỉ phân tích và tối ưu được khi có dữ liệu lịch sử. Nếu hệ thống không được thiết kế để ghi lại dữ liệu ngay từ ngày đầu, sau sáu tháng doanh nghiệp sẽ không có dữ liệu nào để AI học. Vì vậy, cần quyết định trước hai việc: thu thập dữ liệu gì và lưu trữ ở đâu.
Dữ liệu thường gặp gồm mức tiêu thụ năng lượng theo khu vực, mật độ người theo khung giờ, nhiệt độ và độ ẩm. Việc lưu trữ có thể đặt tại hệ thống BMS nội bộ hoặc nền tảng đám mây, tùy quy mô và yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp.
Để hình dung cách doanh nghiệp trong khu công nghiệp ứng dụng công nghệ vào vận hành, bạn có thể xem ví dụ về công ty sản xuất thảm trải sàn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đọc top 7 khu công nghiệp lớn nhất Việt Nam để tham khảo bối cảnh hạ tầng công nghiệp hiện nay.
Sai lầm thường gặp khi đưa AI vào không gian làm việc
Qua nhiều dự án, chúng tôi nhận thấy ba sai lầm lặp đi lặp lại. Dù biểu hiện khác nhau, cả ba đều xuất phát từ việc thiếu kế hoạch ngay từ đầu.
- Mua thiết bị thông minh rời rạc: Smart TV, khóa cửa thông minh và điều hòa thông minh đến từ các hãng khác nhau, không có nền tảng quản lý tập trung. Kết quả là mỗi thiết bị một ứng dụng riêng, không kết nối được với nhau và không có dữ liệu chung để AI phân tích.
- Thiết kế nội thất xong rồi mới nghĩ đến công nghệ: Khi trần đã hoàn thiện và tường đã đóng kín, việc thêm thiết bị buộc phải đục phá lại. Chi phí thi công lại thường cao hơn so với làm đúng ngay từ đầu.
- Thiếu lộ trình công nghệ: Doanh nghiệp đầu tư thiết bị hôm nay nhưng chưa hình dung hai năm tới cần bổ sung gì. Khi nâng cấp, thiết bị cũ không tương thích, và cuối cùng phải thay gần như toàn bộ.
Kết luận
Tích hợp AI hiệu quả vào văn phòng bắt đầu từ giai đoạn thiết kế, không phải sau khi nội thất đã hoàn thiện. Đầu tư đúng cho hạ tầng mạng, xây dựng kịch bản sử dụng rõ ràng và chọn một nền tảng quản lý tập trung là ba việc không nên bỏ qua. Làm đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sửa chữa và dễ dàng nâng cấp về sau.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm 5 lý do không nên làm web giá rẻ và xu hướng thiết kế website nhà hàng để có thêm góc nhìn về việc đầu tư đúng cho hạ tầng số.