Ở khu công nghiệp, nhiều nhà máy đầu tư dây chuyền rất bài bản nhưng lại để phòng họp khá tạm bợ. Đội ngũ chúng tôi gặp tình trạng này khá thường xuyên mỗi khi đi khảo sát. Khách tham quan thường nhìn máy móc trước. Nhưng khi ngồi xuống bàn họp, họ lại chú ý đến bàn ghế đầu tiên. Vì vậy, một phòng họp đàng hoàng không chỉ là chuyện tiện nghi.
Phòng họp còn là nơi ký kết và nghiệm thu. Một chiếc ghế lung lay hay mặt bàn trầy xước có thể khiến đối tác liên tưởng đến chất lượng công việc phía sau. Nói cách khác, phòng họp chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Bạn không cần đầu tư phô trương, nhưng cần sự gọn gàng và chắc chắn. Chính sự chỉn chu ấy tạo niềm tin ngay từ phút đầu.
Phân loại phòng họp trong khu công nghiệp
Không phải phòng nào cũng dùng chung một kiểu bàn ghế. Phòng họp nội bộ được sử dụng gần như mỗi ngày, nên tiện dụng và dễ vệ sinh là ưu tiên hàng đầu. Phòng tiếp khách thì cần vẻ trang trọng hơn, từ màu sắc đến độ êm của ghế đều phải hài hòa với không gian. Phòng đào tạo lại khác hẳn: bàn cần ghép được hoặc tháo lắp nhanh để xếp lớp theo nhiều kiểu khác nhau.
Trước khi báo giá, đội ngũ chúng tôi thường hỏi khách hàng sẽ dùng phòng để làm gì. Chọn sai loại thì dù mua đắt đến mấy vẫn không hợp dùng. Có khách từng mua ghế bọc da rất sang để đặt trong phòng đào tạo. Sau vài tháng, ghế bị cấn và sờn vì người học ngồi nhiều, di chuyển liên tục. Bài học ở đây là hãy nhìn vào cách phòng được sử dụng trước khi nhìn vào vẻ ngoài của sản phẩm.
Kích thước bàn và số chỗ ngồi theo diện tích
Bàn quá to so với phòng sẽ khiến người ngồi bị chật. Bàn quá nhỏ lại trông thiếu chuyên nghiệp. Chúng tôi thường đối chiếu diện tích phòng với số chỗ ngồi trước khi chốt kích thước. Bảng dưới đây là mức tham khảo để bạn hình dung nhanh.
| Diện tích phòng | Số chỗ ngồi gợi ý | Kích thước bàn tham khảo |
|---|---|---|
| 20 m² | 6 đến 8 người | Bàn dài khoảng 2,4 m, rộng 1,1 m |
| 30 m² | 8 đến 10 người | Bàn dài khoảng 3 m, rộng 1,2 m |
| 50 m² | 12 đến 16 người | Bàn dài khoảng 4,2 m, rộng 1,4 m |
Ngoài kích thước bàn, bạn cũng nên để ý khoảng lùi ghế. Mỗi người cần đủ chỗ để đứng dậy mà không chạm vào người bên cạnh. Lối đi quanh bàn nên rộng khoảng 90 cm, đủ cho nhân viên phục vụ đi lại mà không phải nghiêng người. Nhiều phòng họp đẹp trên bản vẽ nhưng vận hành lại vướng víu chỉ vì quên khoảng cách này.
Chọn ghế cho phòng tiếp khách
Ghế phòng họp cao cấp khác hẳn ghế văn phòng thông thường ở khung, đệm và độ bền. Khung thường làm từ kim loại sơn tĩnh điện hoặc gỗ tự nhiên, còn đệm cần mật độ cao để ngồi lâu không bị xẹp. Đây là hạng mục nên ưu tiên ngân sách, vì ghế rẻ thường xuống cấp sau vài năm sử dụng. Khi kiểm tra, hãy thử lắc nhẹ khung và ngồi xuống đứng lên vài lần để cảm nhận độ chắc.
Vậy khi nào nên chọn ghế chân quỳ, khi nào nên chọn ghế xoay? Ghế chân quỳ gọn, dễ xếp và hợp phòng đào tạo. Ghế xoay có tựa lưng cao lại phù hợp phòng tiếp khách hoặc phòng điều hành. Người ngồi có thể đổi tư thế thoải mái trong những buổi họp kéo dài hơn hai tiếng, và điều đó giúp cuộc trao đổi bớt mệt mỏi.
Đội ngũ chúng tôi từng tư vấn cho một nhà máy may ở khu công nghiệp phía Nam. Họ mua một bộ ghế rất đẹp nhưng không có tay vịn. Sau ba tháng, đối tác phàn nàn là ngồi không thoải mái khi họp lâu. Chi tiết nhỏ như vậy đôi khi quyết định cảm nhận của khách.
Thiết bị đi kèm và đường dây
Màn hình, loa và ổ điện là những thứ hay bị bỏ quên khi thiết kế phòng họp. Ổ điện âm bàn giúp mặt bàn sạch sẽ, không có dây bò lổm ngổm. Điều này nghe có vẻ nhỏ, nhưng nó ảnh hưởng khá nhiều đến ấn tượng của khách khi bước vào phòng.
Việc bố trí dây gọn nên làm ngay từ đầu, khi đi âm trần hoặc âm sàn. Nếu để đến lúc dựng phòng xong mới sửa thì tốn kém hơn nhiều, và rất dễ làm hỏng bề mặt tường hoặc sàn đã hoàn thiện. Hãy trao đổi với đơn vị thi công từ bản vẽ đầu tiên để tránh phải đục phá sau này.
Bảo trì trong môi trường nhà máy
Nhà máy thường có bụi, và ở một số khu vực độ ẩm khá cao. Bụi bám vào vải hoặc khe ghế sẽ làm vật liệu xuống cấp nhanh hơn bình thường. Chúng tôi khuyên lau bề mặt bàn ít nhất mỗi tuần một lần, còn hút bụi ghế thì mỗi tháng nên làm một lần.
Khi chọn chất liệu, nên ưu tiên loại dễ lau và ít giữ bụi. Da công nghiệp hoặc vải chống thấm thường dễ vệ sinh hơn vải thông thường. Da thật thì đẹp và sang, nhưng cần chăm sóc kỹ hơn trong môi trường nhiều bụi như nhà xưởng.
Dự toán cho phòng họp 12 chỗ
Một phòng họp 12 chỗ thường gồm bàn, ghế, thiết bị trình chiếu, âm thanh và hệ thống đường dây. Chi phí từng hạng mục sẽ khác nhau tùy thương hiệu và số lượng. Vì vậy, bạn nên yêu cầu báo giá cụ thể từ nhiều nhà cung cấp trước khi quyết định.
Nếu ngân sách còn hạn chế, bạn có thể chia làm hai giai đoạn. Giai đoạn đầu mua bàn và ghế đủ dùng, giai đoạn sau bổ sung thiết bị trình chiếu. Cách này giúp phòng họp đưa vào sử dụng sớm mà không phải chờ đủ tiền cho toàn bộ hạng mục.
Để tham khảo thêm các mẫu phù hợp cho phòng họp và phòng tiếp khách, bạn có thể xem ghế phòng họp cao cấp để so sánh chất liệu và kiểu dáng. Khi đã có danh sách lựa chọn, việc đối chiếu với diện tích phòng sẽ dễ hơn nhiều.
Nếu bạn đang cân nhắc cách bố trí không gian làm việc tổng thể cho nhà xưởng, có thể đọc thêm bài nội thất văn phòng điều hành trong khu công nghiệp. Trong đó, chúng tôi phân tích cách kết hợp công năng và thẩm mỹ cho khu vực điều hành.
Bên cạnh đó, nếu phòng họp nằm trong khuôn viên nhà xưởng và bạn đang tính đến bố trí văn phòng, bạn cũng có thể tham khảo cách chọn ghế họp văn phòng cho nhà máy KCN khi họp với đối tác để hình dung rõ hơn về tiêu chí lựa chọn.
Thêm một lưu ý nhỏ cho các nhà máy đặt phòng họp gần khu vực vận hành: hãy để ý luồng người đi lại và vị trí cửa ra vào. Nếu phòng họp nằm ngay cạnh kho hàng hoặc lối xe nâng, tiếng ồn và bụi sẽ làm cuộc họp mất tập trung. Chúng tôi thường đề xuất bố trí phòng ở khu vực yên tĩnh hơn, có cửa cách âm, dù điều đó đôi khi đồng nghĩa với việc phải đi thêm vài bước từ sảnh. Đổi lại, khách có không gian nghe và trao đổi rõ ràng hơn.
Những sai lầm thường gặp khi mua bàn ghế phòng họp
Sai lầm đầu tiên là chọn theo cảm tính khi xem mẫu trưng bày. Ghế trong showroom thường được chọn kỹ, còn hàng giao về có thể khác về độ cứng đệm hoặc độ hoàn thiện. Bạn nên yêu cầu xem hàng thực tế hoặc ngồi thử ít nhất vài chục phút.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua chi phí bảo trì. Một bộ ghế rẻ hơn 20% nhưng phải thay sau hai năm thì chưa chắc đã tiết kiệm. Hãy hỏi rõ chính sách bảo hành và nguồn phụ tùng thay thế trước khi ký hợp đồng. Đây là phần nhiều người bỏ qua nhưng lại quyết định tổng chi phí sở hữu.
Câu hỏi thường gặp
Phòng họp 12 người cần bàn dài bao nhiêu?
Thông thường bàn dài khoảng 4,2 m với diện tích phòng khoảng 50 m². Nếu phòng nhỏ hơn, bạn nên giảm số chỗ ngồi hoặc chọn bàn ghép module để linh hoạt điều chỉnh khi cần.
Ghế bọc da có hợp môi trường nhiều bụi không?
Có, miễn là bạn chọn da công nghiệp dễ lau và vệ sinh đều đặn. Da thật đẹp nhưng đòi hỏi chăm sóc kỹ hơn, nên cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
Nên mua bàn liền khối hay bàn ghép module?
Bàn liền khối chắc chắn và trông sang hơn. Bàn ghép module dễ thay đổi cách bố trí, phù hợp phòng đào tạo hoặc phòng dùng cho nhiều mục đích. Bạn nên chọn theo nhu cầu sử dụng thực tế.
Mua số lượng lớn có được bảo hành riêng không?
Nhiều đơn vị có chính sách bảo hành riêng cho đơn hàng lớn. Bạn nên hỏi kỹ điều khoản bảo hành trước khi ký hợp đồng, đặc biệt là phần khung và đệm ghế, vì đây là hai bộ phận chịu tải nhiều nhất.