Một khu công nghiệp có rất nhiều mảng hoạt động cần phải quản lý. Từ cơ sở hạ tầng, con người, tài sản, dịch vụ sử dụng, đối tác khách hàng,… Điều này đòi hỏi phải có đội ngũ quản lý lớn, tốn kém rất nhiều chi phí và tài nguyên. Với sự ra đời của phần mềm quản lý khu công nghiệp, các chủ đầu tư sẽ quản lý đồng bộ, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Vậy phần mềm quản lý khu công nghiệp sẽ giúp những công việc gì? Liệu phần mềm quản lý có phải giải pháp phù hợp cho các khu công nghiệp? Bài viết dưới đây của Tạp chí Khu công nghiệp sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về giải pháp quản lý này.
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm vào quản lý khu công nghiệp
Phần mềm quản lý khu công nghiệp ra đời giúp giảm lượng công việc của con người, đơn giản hóa và rút ngắn các công đoạn quản lý. Quá trình quản lý đồng bộ, chính xác, cụ thể và hiệu suất cao hơn. Cụ thể:
Nâng cao chỉ số quản lý
Nhờ có sự can thiệp của công nghệ phần mềm, các số hóa được minh bạch, hệ thống rõ ràng. Số liệu thống kê đầy đủ, nhanh chóng, chi tiết và chính xác tuyệt đối. Việc này cũng giúp tăng cường tính chuyên nghiệp cho từng bộ phận.
Quản lý thống nhất, tạo tình đồng bộ
Mọi mảng quản lý đều kết nối về cơ quan đầu não do chủ đầu tư kiểm soát. Điều này giúp các bộ phận có sự đồng bộ, làm việc thống nhất và nhịp nhàng hơn. Chủ đầu tư quản lý một cách thống nhất từ trên xuống dưới, từ hạ tầng kỹ thuật, con người, tài sản, công nợ, khách hàng,… Không những thế, hoạt động quản lý cũng đảm bảo không có tình trạng nhầm lẫn, ăn chặn hay sai trái.
Quy trình được tự động hóa
Các hoạt động quản lý được kết nối với phần mềm giúp tạo tính tự động hóa quy trình, tối ưu nhân sự và thời gian. Điều này đồng thời cũng giúp khu công nghiệp giảm tài nguyên về tài sản và con người trong khâu quản lý. Chi phí tối ưu và được dành cho các danh mục chi tiêu khác hiệu quả hơn.
Nâng cao hiệu quả, cải thiện doanh thu
Theo những kinh nghiệm đã đúc kết từ nhiều năm của đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm theo yêu cầu Groove Technology thì phần mềm quản lý một hệ thống được quản lý khoa học, toàn bộ khu công nghiệp vận hành nhịp nhàng, doanh nghiệp sẽ vững vàng hoạt động. Đồng thời năng suất và hiệu quả kinh doanh cũng vì thế mà đạt hiệu quả cao hơn.
Chủ đầu tư sở hữu mô hình quản lý chuyên nghiệp tăng độ uy tín, thu hút đối tác doanh nghiệp và tạo nguồn lợi cao hơn. Đây là điều mà bất kỳ chủ đầu tư nào đều ao ước.
Hạn chế những rủi ro, sự cố
Việc quản lý sát sao qua phần mềm quản lý khu công nghiệp giúp đơn vị quản lý phát hiện nhanh những sai phạm, lỗi và nguy cơ phát sinh. Việc này giúp các bộ phận xử lý nhanh những vấn đề phát sinh, đảm bảo các bộ phận hoạt động nhịp nhàng. Tránh gây ảnh hưởng cho cả hệ thống khu công nghiệp.
Phần mềm quản lý khu công nghiệp giúp công việc gì?
Một phần mềm quản lý khu công nghiệp chất lượng đạt chuẩn quality assurance in software development sẽ hỗ trợ quản lý tổng thể một cách thống nhất. Phần mềm đó sẽ cung cấp đa dạng tính năng như:
Quản lý khách hàng
Một mảng quản lý quan trọng của phần mềm quản lý khu công nghiệp đó là quản lý khách hàng. Khách hàng của các khu công nghiệp ở đây chính là các doanh nghiệp trong khu.
Thông tin khách hàng của khu công nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ. Các thông tin như tên công ty, địa chỉ, thời gian thuê, liên lạc,… Thông tin quản lý khách hàng có thể được phân loại theo (cá nhân, doanh nghiệp, theo thời gian thuê,…). Phần mềm cũng hỗ trợ lưu trữ các loại tài liệu hồ sơ bản mềm giúp tiết kiệm diện tích, bảo mật và dễ tìm kiếm.
Quản lý mặt bằng quy hoạch
Phần mềm cho phép chủ đầu tư quản lý mặt bằng quy hoạch của khu công nghiệp.
- Các thông tin chi tiết về mặt bằng như: diện tích, vị trí, phân khu, loại hình kinh doanh ở các khu, doanh nghiệp đang hoạt động ở đó,…
- Một số phần mềm có thể hỗ trợ quản lý mặt bằng theo sơ đồ phân lô. Cách này giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
Việc quản lý mặt bằng quy hoạch chi tiết, hiệu quả sẽ giúp tăng cơ hội kinh doanh phát sinh theo mặt bằng. Chủ đầu tư có thể dựa vào đó để giới thiệu, quảng bá tới khách hàng. một cách tổng quan nhất.
Quản lý hợp đồng thuê
Một khu công nghiệp sẽ có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động bên trong, đi kèm là giấy tờ hợp đồng riêng biệt. Nhờ có tính năng quản lý hợp đồng thuê trên phần mềm, chủ đầu tư có thể quản lý thông tin hợp đồng rõ ràng.
Hợp đồng sẽ được quản lý theo danh sách với thông tin chi tiết về:
- Thông tin thuê mặt bằng, hồ sơ pháp lý
- Tình trạng hợp đồng
- Giá trị hợp đồng,…
Ngoài ra, người dùng có thể tra cứu thông tin nhờ nhập, lưu trữ, truy xuất hay cập nhật hợp đồng. Quản lý đồng bộ hợp đồng và phụ lục hợp đồng liên quan khoa học, chi tiết.
Quản lý dịch vụ khu công nghiệp
Một trong những công việc phức tạp, đòi hỏi tính chính xác cao chính là quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng. Các dịch vụ khách hàng sử dụng mà chủ đầu tư quản lý được bằng phần mềm như:
- Quản lý dịch vụ điện, nước: Phần mềm hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ quản lý, tổng hợp, phân tích số liệu, tính toán theo công thức tự động. Các chỉ số có thể được ghi lại bằng thiết bị di động ngay tại 1 thời điểm, thời gian nhất định. Giảm thiểu tình trạng gian lận và ghi số liệu chính xác. Nhà quản lý theo dõi và nhận báo cáo dễ dàng.
- Quản lý xử lý rác thải, bán rác: Phần mềm quản lý khu công nghiệp hỗ trợ xây dựng cơ chế tính phí, thiết lập công thức tự động cho dịch vụ này.
- Các dịch vụ khác: Phí kho bãi, đỗ xe, chứa container,… cũng được quản lý rõ ràng.
Các dịch vụ được quản lý có báo cáo chi tiết. Chủ quản lý có thể theo dõi trực tiếp hệ thống trên điện thoại, máy tính, in và gửi thông báo phí qua email nhanh chóng.
Quản lý tài sản & bảo trì
Phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ các công trình hạ tầng kỹ thuật, quản lý tài sản hạ tầng kỹ thuật.
- Phần mềm cũng thông báo các quy lịch kiểm tra công trình.
- Báo cáo sửa chữa, bảo trì công trình
- Quản lý các thiết bị máy móc phương tiện và vật tư cũng được kiểm soát đầy đủ, rõ ràng.
Quản lý công nợ
Giải pháp quản lý khu công nghiệp bằng phần mềm tích hợp tính năng quản lý công nợ. Phần mềm sẽ hỗ trợ chủ đầu tư trong việc:
- Quản lý thông tin công nợ với bảng thống kê chi phí công nợ hàng tháng, quý, năm. Quản lý trạng thái công nợ, gia hạn ngay trên phần mềm.
- Chức năng nhắc công nợ, lập phiếu thanh toán cho từng khách hàng, từng hợp đồng. Các phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ gửi phiếu đề nghị thanh toán hoặc thông báo ngừng cung cấp dịch vụ qua SMS hoặc email ngay trên hệ thống.
- Báo cáo thu – chi cụ thể với bảng biểu, được tích hợp hệ thống kế toán, lập và in phiếu thu – chi. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ báo cáo thu chi tiền mặt để lập sổ quỹ.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp
Quản lý vận hành
Phần mềm quản lý khu công nghiệp cũng giúp chủ đầu tư giám sát vận hành hệ thống cơ sở hạ tầng. Các nội dung quản lý như:
- Quản lý chi tiết các danh mục như: nước sạch, hệ thống chiếu sáng, cây cối, hệ thống xử lý nước, rác thải,…
- Hỗ trợ lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng với kế hoạch chi tiết, thời gian, tần suất.
- Tạo form & quản lý checklist cho các hạng mục để nhân viên tích. Nhà quản lý theo dõi và kiểm soát dễ dàng hoạt động vận hành.
- Phần mềm cũng tổ chức thực hiện bảo trì, cho phép phân công công việc theo phòng ban, bàn giao ca.
- Ngoài ra, phần mềm cũng giúp quản lý thông tin vật tư, xuất – nhập kho,…
Tùy vào từng nhà phát triển phần mềm quản lý khu công nghiệp khác nhau sẽ cho ra sản phẩm với đối tượng, quy mô, tính năng khác nhau. Nhưng trên cơ bản thì các phần mềm sẽ tích hợp các tính năng cơ bản trên trên.
Trong quá trình tìm kiếm phần mềm quản lý khu công nghiệp chuyên dụng, bạn nên cẩn thận xem xét độ uy tín nhà phát triển, các tính năng, thế mạnh phần mềm, chi phí sử dụng phần mềm,… để lựa chọn giải pháp phù hợp nhé.
Xem thêm: